Il coaching d’organizzazione è il modo che noi consulenti di Bottega Filosofica preferiamo proporre ai nostri clienti in particolare quando ci venga richiesto un intervento ‘complesso’ e/o di natura strategica o evolutiva.
A differenza di quello che si potrebbe pensare, infatti, si tratta di un tipo di intervento ‘sofisticato’ e molto efficace adatto a organizzazioni di tutte le tipologie e dimensioni, anche piccole o micro.
Ci fa piacere e ci sembra utile, quindi, narrare brevemente un caso di successo relativo a una piccola impresa di servizi, pronte ad approfondire l’argomento con chiunque lo desideri.
Il cliente e i suoi bisogni
Il nostro cliente era un'agenzia privata di consulenza e formazione che opera nell'ambito di progetti e finanziamenti dell'UE gestiti sia a livello locale che internazionale.
Nata in anni recenti e cresciuta molto rapidamente vedeva al momento del nostro intervento ca. 15 persone - con diversa seniority di esperienza e aziendale - operative all’interno dell’impresa. Anagraficamente le persone erano prevalentemente giovani o molto giovani.
Il nostro ingresso come consulenti è stato conseguente alla percezione, da parte dell’imprenditore, della necessità di avere, dopo una crescita rapida e significativa e con la struttura molto stressata sull’operatività e le scadenze, un momento di riflessione comune con tutte le persone che, a vario titolo, operavano in azienda, per generare maggiore consapevolezza condivisa e mettere a fuoco:
- le azioni di natura organizzativa e manageriale per migliorare il funzionamento complessivo dell’azienda anche dopo alcune recenti modifiche
- la congruenza delle funzioni e compiti assegnati a ciascun collaboratore con la formazione, le competenze, le aspirazioni, i desideri per il futuro
- eventuali ulteriori bisogni formativi di gruppo e individuali.
Il metodo sistemico per l’analisi della domanda
Per rispondere adeguatamente ai bisogni espressi dall’imprenditore, noi consulenti di Bottega Filosofica abbiamo ritenuto utile condurre una prima fase di osservazione della realtà organizzativa presente utilizzando alcune strutture di facilitazione sistemica.
La facilitazione sistemica, infatti, è estremamente efficace per raccogliere molto rapidamente un gran numero di informazioni emergenti dal gruppo non solo a livello cognitivo ma anche ai livelli emotivo e motivazionale.
Questo è possibile in quanto il linguaggio sistemico utilizza immagini, sentimenti, pensieri e movimenti per permettere al cliente di accedere a spazi di comprensione più profondi e di condividere un sapere collettivo sebbene implicito.
Lo scopo primario dei metodi sistemici è, infatti, quello di portare all’esterno e rendere visibile e comprensibile il sapere tacito codificato nelle mappe mentali delle persone. Il chimico e filosofo ungherese Michaly Polanyi ha dimostrato, infatti, come una parte rilevante del nostro sapere sia inaccessibile al pensiero logico-analitico: sappiamo più di quanto riusciamo ad esprimere con parole e numeri.
Dando, inoltre, attenzione alla dimensione collettiva del sapere, partendo dal sapere implicito degli individui, attraverso un processo sistemico, si può costruire il know-how collettivo di un’azienda.
Il processo adottato
Quindi, per condurre la prima fase dell’intervento, abbiamo realizzato un workshop di una giornata, con tutte le persone appartenenti all’organizzazione, nel quale abbiamo utilizzato diverse strutture sistemiche per raccogliere le informazioni e, in particolare, per:
- esplorare la relazione tra le singole persone e l’organizzazione
- raccogliere le visioni individuali dell’organizzazione
- elaborare una visione comune più complessa delle visioni individuali
- ricostruire attraverso gli occhi e il percepito di tutte le persone presenti, la storia collettiva dell’organizzazione dalla costituzione al momento attuale
- esplorare la domanda «Quanto sento l’organizzazione adeguata alla sua missione e alla sua visione?»
- rappresentare il sistema organizzazione-ruoli/funzioni-persone.
Relativamente all’ultimo punto, per ciascuna funzione è stata esplorato:
- cosa chi la ricopriva avesse chiaro di dover fare/cosa facesse realmente
- cosa avrebbe potuto fare che non faceva
- cosa avrebbe potuto non fare
- cosa non stesse facendo nessuno.
Dal workshop sono quindi emersi tutti i punti rilevanti condivisi da prendere in considerazione per un successivo workshop di apprendimento e co-progettazione di una organizzazione e di una operatività aziendale più efficaci: punti di forza, aree di miglioramento, possibili passi successivi.
Formazione e ancora coaching d’organizzazione
Alcuni mesi dopo è stato possibile attuale un secondo workshop di una giornata e mezza nel quale:
- sono stati condivisi i risultati ragionati del workshop del workshop precedente, i relativi feedback e gli obiettivi del nuovo lavoro insieme
- sono stati condivisi alcuni elementi base di cultura organizzativa consolidando un vocabolario comune.
Si è poi nuovamente lavorato insieme in maniera sistemica per:
- elaborare la value proposition dell’impresa esprimendola in una formulazione efficace e comune in cui tutti si sono riconosciuti
- definire, analizzare e strutturare i principali processi (processi ‘core’) dell’azienda
- individuare e condividere i principali elementi di un piano d’azione per il miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dell’azienda per il periodo successivo articolandoloin termini di:
- obiettivi
- responsabilità
- risultati intermedi
- strumenti di supporto
- criteri e strumenti di monitoraggio.
I plus della metodologia e i vantaggi ottenuti
Il metodo adottato ha consentito di coinvolgere in un’esperienza di ‘action learning’ tutte le persone appartenenti all’organizzazione a tutti i livelli di esperienza e anzianità.
Questo ha generato motivazione ed entusiasmo oltre a rafforzare lo spirito di team.
Attraverso processi sistemici di generazione di intelligenza collettiva è stato possibile mettere a fuoco e condividere il ‘senso’ dell’organizzazione, ingaggiare tutt* nella costruzione comune di tutto il percorso e delle sue ricadute operative in termini di processi ottimizzati e piani d’azione per il miglioramento.
L’esperienza, seppur molto contenuta in termini di tempo dedicato (in tutto 2,5 giornate) e di relativo investimento economico, è stata giudicata dai partecipanti realmente tras-formativa, ha consentito loro di comprendere meglio finalità, obiettivi e modalità di funzionamento dell’organizzazione, di conoscersi meglio reciprocamente, di aumentare il livello di cooperazione riducendo i potenziali focolai di conflitto (dovuto a incomprensioni, sovrapposizioni, ecc. )oltre a consentire loro di apprendere metodi e strumenti riutilizzabili in autonomia.